Ogarnij swoją skrzynkę mailową

Jeśli tak jak do niedawna ja – boisz się zerkać na skrzynkę mailową, bo zawiera masę wiadomości, prawdopodobnie powinieneś przystąpić do mojego wyzwania 😉Dzisiaj mija tydzień, od kiedy utrzymuję zero nieprzeczytanych wiadomości. Uczucie jest naprawdę bardzo przyjemne, tym bardziej, że moja skrzynka mailowa była bardzo mocno zaśmiecona. Nauczyłam się na nowo dobrze zarządzać wiadomościami. Mam nadzieję, że moje doświadczenia pomogą komuś z Was.

Jakie problemy miałam wcześniej?


Zdarzało mi się otworzyć e-mail, ale kiedy okazywało się, że wymagał dłuższej odpowiedzi, nie odpisywałam na niego. W skrzynce figurował jako przeczytany, więc o nim zapominałam. Miałam też mnóstwo newsletterów i subskrypcji które mnie przytłaczały, oraz starałam się odpowiadać na wszystkie e-maile. W rezultacie sprawdzanie skrzynki mailowej nie było dla mnie niczym przyjemnym, a na odpisywaniu traciłam bardzo dużo czasu.

Zadałam sobie kilka pytań : 

Czy chcę spędzać godzinę dziennie na sprawach związanych z mailami?
Czy świat się zawali, jeśli nie oleję niektóre wiadomości?

Czy odpisywanie na maile przybliża mnie do realizacji ważnych celów?

Pierwszy krok który wykonałam, to połączenie wszystkich skrzynek mailowych w jedną (na gmailu). Jest to dla mnie wygodne rozwiązanie, ale nie u wszystkich się sprawdzi. Z jednej strony sprawdzam tylko jedną skrzynkę, więc nie przeoczę żadnej wiadomości. Z drugiej – napływają na nią między innymi e-maile prywatne, związane z blogiem, ze sprawami wydawniczymi, z uczelnią i z zajęciami dla dzieci. Trochę tego jest ;)).

Następnie zabrałam się za uporządkowanie korespondencji która już napłynęła -maile które na pierwszy rzut oka uznałam za śmieci – usunęłam. Te, które nie są niezbędne, ale lepiej zachować, zarchiwizowałam. To np. powiadomienia z paypala czy potwierdzenia zapłaty. Nie zaśmiecają mi pulpitu głównego, ale w razie potrzeby mogę do nich wrócić.

Odpisałam na wszystkie wiadomości które tego wymagały i usunęłam te, które po otworzeniu okazały się nieistotne. Utworzyłam foldery związane między innymi ze studiami czy zajęciami dla dzieci i tam przerzuciłam ważne wiadomości które nie wymagały odpowiedzi (np. notatki, konspekty zajęć).

Nauczyłam się asertywności – nie muszę odpowiadać na każdy e-mail, ponieważ gdybym próbowała, nie miałabym czasu na zajmowanie się innymi, ważnymi dla mnie rzeczami. Przestałam odpowiadać na e-maile z pytaniami na które odpowiedzi można znaleźć na blogu. Dlaczego mam szanować czas kogoś, kto pyta mnie jak zwalczyłam gronkowca, skoro on nie szanuje mojego i nie wpisał takiego hasła w wyszukiwarkę na blogu? Czytałam artykuł o tym, że prezydent Obama czyta każdego dnia tylko 10 z 10 tysięcy maili, listów i faxów. Obamą nie jestem, ale to daje do myślenia. Świat się nie zawali, jeśli komuś nie odpowiem.

Wypisałam się z każdego newslettera który zaczął mnie męczyć. Wyłączyłam też powiadomienia z niektórych usług.

W przypadku opornych newsletterów czy powiadomień, zastosowałam filtry. Np. kiedyś zamawiałam odbitki w empiku – od tej pory dostawałam tonę maili od “empikfoto”. Wypisanie się z newslettera było bezskuteczne, więc ustawiłam filtr który wyłapuje każdą taką wiadomość i od razu wrzuca ją do kosza. Na powiadomienia z paypala ustawiłam filtr który od razu je archwizuje (pomija folder odebrane). Jeśli nie wiesz jak ustawić filtry, skorzystaj z pomocy gmaila.

Nauczyłam się, że za każdym razem jak otwieram e-mail, muszę wykonać jakąś akcję. Opcji jest niewiele – odpowiadam, usuwam, archiwizuję/umieszczam w jakimś folderze albo oznaczam z powrotem jako nieprzeczytaną wiadomość i zaznaczam przy niej gwiazdkę, co informuje mnie o tym, że jest to e-mail na który muszę odpowiedzieć kiedy będę mieć więcej czasu.

Nie otwieram skrzynki kiedy wiem, że nie mam chwili na odpisywanie czy czytanie wiadomości. Wyleczyłam się z kompulsywnego otwierania gmaila. Nie zaglądam też do skrzynki przed snem – nic się nie stanie, jak maile poczekają do rana, nie lubię kłaść się spać z poczuciem, że mam jakieś niezałatwione sprawy. Kiedy wprowadzam się w stan relaksu, to mam relaks.

Dzięki temu, że wstaję wcześnie rano, wyznaczyłam sobie poranne 30 minut na przejrzenie zawartości skrzynki.

Mam kilka “gotowców”, np. typową odpowiedź na prośbę jakiejś agencji o statystyki mojego bloga (większość pytań zdecydowanie jest “typowa”, stąd ten model sprawdza się świetnie). Pomaga mi to zaoszczędzić dużo czasu. Aktualnie z tego powodu przebudowuję też zakładkę “współpraca” – będę wrzucać tam aktualne statystyki i warunki, co powinno zmniejszyć liczbę próśb o wyżej wymienione.

Kiedy nie potrzebuję maksymalnego skupienia, włączam wtyczkę Checker plus for Gmail. Wyświetla mi ona jako okienko informację o nowym e-mailu oraz jego fragment. Pod fragmentem mam ikonki usuń i archiwizuj, dzięki czemu ogarniam te wiadomości w ciągu kilku sekund.

W ciągu tygodnia, kiedy dbałam o to, aby liczba e-maili wymagających podjęcia różnych działań wynosiła zero, na nowo polubiłam swoją pocztę. Nie byłam rozproszona tym, że mam zaległe sprawy (maile) do załatwienia (efekt Zeigarnik), lepiej skupiłam się na ważnych dla mnie działaniach. Nauczyłam się asertywności i paradoksalnie – miałam czas na to, aby odpowiadać na wartościowe/ważne wiadomości.  Zrozumiałam też, że skrzynka e-mail jest narzędziem które ma mi służyć, i że to nie ja mam służyć jej.

Jeśli uporządkowana skrzynka mailowa jest Twoim problemem, namawiam Cię do podjęcia tygodniowego wyzwania które składa się z dwóch kroków.

1) Uporządkuj pocztę tak, aby liczba wiadomości z którymi trzeba coś zrobić wynosiła zero
2) Przez 7 dni dbaj o to, aby od razu zajmować się wiadomościami i utrzymać ten stan rzeczy.
Jestem ciekawa czy utrzymanie porządku w e-mailach jest dla Was trudne i jakie macie na to sposoby. Z chęcią dowiem się nowych rzeczy 🙂
To, że komentarze wyglądają dziwnie, to efekt usunięcia gadżetu Disqus 🙁

Będzie mi miło, jeśli zaobserwujesz mnie na :

Follow on Bloglovin
0 0 vote
Article Rating
Uściski, Ania
39 komentarzy
Oldest
Newest Most Voted
Inline Feedbacks
View all comments
Joanna S.
Joanna S.
6 lat temu

Bardzo fajny post 🙂 Ja teraz wstaję o 8:00, bo nie pracuję, ani nie chodzę do szkoły.
W tym tygodniu musiałam wstać przez 4 dni o 6:00 i byłam padnięta.
Chciałabym nauczyć się wstawać o 7:00.
A aplikacja świetna, nie znałam jej, na pewno ją wykorzystam 🙂

Magdalena Gawenda
6 lat temu

Właśnie ogarnęłam swój e-mail. !

Liliennas B
6 lat temu

To ja podjełam to wyzwanie jakiś miesiąc temu nawet o tym nei wiedząc!

tonia
6 lat temu

Szerze mowiąć nigdy nie miałam problemow z mailami. Jeszcze na studiach jak pracowałam w pewnej firmie to pamietam, ze miałam obowiązek sprawdzać codzinnie w pierwszej kolejności maile i odpowiadać (oczywiscie jak nie bylo klienta), a później mi jakoś prywatnie to zostało i to chyba najbardziej uporzadkowana rzecz u mnie 😀

Agnieszka Karolina
6 lat temu

Ostatnio uporządkowałam skrzynkę po dwóch latach śmiecenia. Teraz mam milion zakładek, gdzie przenoszę każdą wiadomość. 🙂

Previous
Przegląd ochronnych kosmetyków do ust
Ogarnij swoją skrzynkę mailową

39
0
Would love your thoughts, please comment.x
()
x